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Googleカレンダーと完全相互同期する予約受付サービス(GoogleWorkspace Individualプラン)

ニハチマスターズ編集部
ニハチマスターズ編集部
<サクッと、まとめ>Googleカレンダーにある自分のスケジュール(予定)が入っていない空き時間に、自動で個別面談の予約枠を設定したい場合は、Individualプラン(月額994円~)がおすすめです

Googleカレンダーと組み合わせて使える予約システムは世の中に様々あるのですが、Googleオフィシャルでも予約カレンダー機能は提供されています。

①企業向けGoogleWorkspace

②個人用のGoogleアカウントの有料プラン(Individualプラン)

Google公式の予約サービスのメリット/デメリット
●メリット
全世界対応。居住地域のタイムゾーンに合わせて空き枠を表示してくれる

●デメリット
1:1の予約しかとれない
個人のGmailアカウントがモロバレ

海外在住の方とのやりとりがある場合に、日本時間での予約カレンダーだとうっかりの時差ミスが発生しやすいこともあり、時差を自動計算してくれるGoogleオフィシャルの予約カレンダーが一番便利!という結論に至っております。

※あくまでも当社調べですが、居住者のタイムゾーンに合わせて時間をフレキシブルに表示変更してくれるシステムは海外製のカレンドリーくらいでした

①については、企業向けのプランであることもあり、導入支援してくれる企業もあります。①の場合の予約カレンダーの用途としては、施設予約です。

①についてはネット上に情報も多いので、②の(主に個人事業主向けの)GoogleWorkspace IndividualプランでのGoogleカレンダー予約機能についての解説をしますね。

ちなみに、ちょっとした裏技?なんですが、Googleワークスペースで作ったGoogeアカウントを1つ持っていれば、カレンダーの操作権限を付与することで複数のGoogleアカウント(のカレンダー)に予約枠を設定できます。いちいちアカウントをログインしなおすのも面倒なこともあり、この使い方はやめたという経緯があります。

まずは①と②の違いを表にまとめました

それぞれの画面表示の違い

①GWSの予約カレンダー<左>予約操作をしているひとのGoogleカレンダーの予定も見える(ITスキルが低い方にとっては自分の予定が相手にも見えてしまっているのでは!?と混乱のもとだったりもする)

②Individualプランの<右>月次カレンダーから日を選べる

予約操作の違い


Individualプランの方がボタンテキストが「予約」になっていることもあり、直感的に(迷わず)操作していただけます。また、申込フォームの入力項目はご自身で自由に設定可能です。

なにより!

Googleカレンダーの予定と予約の空き枠が連動するので!!多くの予約受付システムがここの連動がうまくいかなくて、手作業で予定スケジュールをいじらなくちゃいけなくて面倒なんですが、Individualプランならば予定が入れば自動で予約枠が消えるんです・・・もう、使うしかない!

GoogleWorkspace Individualプランを利用開始するには?

自分のGoogleカレンダー上で、予定を作成するときに「予約スケジュール」を選ぶ。又は、コチラから申し込みする。14日間無料。GooglePayで支払い設定をする

予約枠の設定方法

タイトル

予約スケジュールの名称です。
何の・誰の個別相談なのか、がわかるようにすると良いです。

予約枠の長さ

予約スケジュール1つにつき、予約枠の長さは一定です。
たとえば、30分枠と1時間枠の2つを混在することはできないので、この場合は、30分枠の予約スケジュールと1時間枠の予約スケジュールの2つを作ると良いです。

通常時の予約枠の時間

「毎週繰り返す」「繰り返さない」を選択できる
午前と午後の2枠を作ることも可能

予約受付時間

デフォルトで当日から60日、4時間前まで受付可能です。数字はご自身で設定できます。
また、予約可能開始日と終了日も指定できます

臨時の予約枠の時間

繰り返しスケジュールからは外れた部分を任意で追加できます

予約済みの予約枠の設定

予約枠の前後時間の余白設定をしたり、1日あたりの予約件数上限の設定ができます

いくつかの予約スケジュールを設定する場合、それぞれに色を変更しておくとGoogleカレンダー上で見分けがつきやすいです

「次へ」ボタンを押します

予約ページの写真と名前

あなたのGoogleアカウントの写真と名称が表示されますよ、の確認です

場所と会議

「場所を選択」で「対面会議」を選んでおき、下の入力枠(場所を追加)に
zoomミーティングの固定リンクを入れておくと便利です

説明

自分および予約者のGoogleカレンダーに「予定」として記入されたり、リマインダーで送られる文章です。
事前にやっておいてほしいこととか、当日の案内を入れておくと良いでしょう

予約フォーム

姓名アドレスは必須入力項目です。多くの場合は、お相手のGoogleアカウントのメールアドレスが記入されます。
「+質問の追加」ボタンを押すと、フォーム入力項目を追加できます。
追加した項目については任意入力が選べます。
✅メール確認を必須にする、にすると、Googleアカウントにログインしていない予約者に関して、確認コードの要求ができます。

予約の確認とリマインダー

予約日時に合わせて、リマインダーメールを送れます。「リマインダーを追加」にすると、リマインドメッセージを送る回数を増やすことができます。
いわゆる、ステップメール機能ですね。

最後に保存ボタン

保存ボタンを押すことで、あなたのメインカレンダーに新たな予約スケジュールが作成されます

予約スケジュールの更新

メモボタンを押すと、予約スケジュールの設定変更ができます。

Googleカレンダー上で、週内で予約枠を任意の場所へフレキシブルに移動させたりもできます。便利!

予約カレンダーの共有方法 ※工事中

Google予約カレンダーの活用シーン

1:1の個別相談予約受付とか、カレンダー共有するまでもない方に空いてる時間帯をお知らせするのに使ったり、打合せの時間調整などに使えます。Individualプランだと予定が入れば自動で同じ時間帯の予約枠は閉じるので、めちゃめちゃ便利!

まとめ

Individualプランだと・・・

  • スマホ対応の予約カレンダーである
  • 1:1の申込受付ができる
  • メインカレンダーのあなたの予定が入っている以外のところで、自動的に予約枠をあけてくれる(予定が入れば予約枠は自動削除される)※予定との完全同期が、超・便利※
  • 予約申込時に簡易なフォーム送信も可能
  • メインカレンダーに複数の予約枠を作れる(タイトルや所要時間をそれぞれに変えられる)
  • 予約スケジュールの繰り返し設定ができる
  • 毎週の繰り返し設定をしていても、今週だけ予約を受け付けないように予約枠を削除しておいて予約受付しない設定もできる
  • 予約枠の前後に余白時間も設定できる
  • 1日当たりの予約数上限を予約カレンダーごとに設定できる

なんせ、メインで使っているGoogleカレンダーと完全同期するのがサイコー!です。

ぜひ、使ってみてくださいね(^^

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